تويت
لماذا ننتمي لحركة فتح ؟ !!
لماذا ننتمي لحركة فتح
تعريف
إن التنظيم أي تنظيم نقابي، سياسي، اجتماعي هو مجموعة من الأفراد لديهم أهداف واحدة وتحكمهم قواعد متفق عليها، ويقومون بعمل مشترك لتحقيق هذه الأهداف.
من هذا التعريف المبسط للتنظيم فأننا نلاحظ أن التنظيم هو (أفراد، وأهداف، وهيكل وعمل مشترك) ولكي يتم جمع أفراد، ومناقشة الوصول للأهداف، وكيفية العمل وتنسيق هذا العمل فلا بد لهذه المجموعة من الأفراد من اللقاء.
ومن هنا تنبع أهمية الاجتماع في حياة أي تنظيم، وإذا كان تعريف الاجتماع(الجلسة) بأنه لقاء لأكثر من شخص لتدارس مواضيع محددة والخروج بقرارات وتوصيات وتوجيهات. فان طبيعة الاجتماع تحتم طبيعة العلاقة بين الأفراد المجتمعين.. إن ابسط أنواع الاجتماعات هو لقاء الجندي برئيسه حيث يقف الجندي أمامه ويعطيه معلومة عن انتهاء العمل السابق وينتظر منه أوامر وتعليمات للعمل القادم. ومن هذا اللقاء بين الجندي ورئيسه نقول أن الاجتماع هو عبارة عن معلومات تطرح ويتفاعل الأعضاء مع هذه المعلومات من منطلق الخبرة والممارسة والتخصص و ينتج عنه قرارات تحدد العمل القادم.
اهمية الاجتماع للتنظيم السياسي
يتشكل التنظيم السياسي من وحدات تنظيمية محددة العدد (تسمى أطر) ضمن تسلسل مرسوم تقع فيه الأطر في مواضعها المخصصة بحيث تستقيم اتجاهات العلاقات عموديا وأفقيا مهما كان شكل التسلسل التنظيمي.
والأساس في وجود وفاعلية هذه الوحدات التنظيمية أو هذه الأطر هو الاجتماع الدوري لكل وحدة. والتنظيمات السياسية تعول عادة وقبل كل شيء في عملية تربية وإعداد أعضائها وكوادرها على الاجتماع الذي يمكن أن يتم في أقصى ظروف السرية. ولكل تنظيم خصوصيته ومنهجه ومفاهيمه وطقوسه في عقد اجتماعاته… ويهدف التنظيم السياسي من خلال تركيزه على عقد الاجتماعات للأطر (الوحدات) التنظيمية إلى ما يلي:
* كريس أن الاجتماع هو المكان الذي تتم فيه التربية التنظيمية وتعبئة الأعضاء على ضرورة تحقيق الأهداف المشتركة للتنظيم (توحيد المفاهيم الفكرية) بالإضافة إلى انه المكان الوحيد المكرس للوحدة الداخلية للتنظيم، وكذلك توحيد برامج العمل.
*هو مكان اخذ القرارات التي يشارك بوضعها الأفراد المجتمعين، وخارج الاجتماع يمارس الأفراد مهامهم في حدود مسؤولياتهم وما طلب منهم القيام به من خلال الاجتماع.
*هو مكان ممارسة الديمقراطية، حيث يتيح الاجتماع لكل أفراده بإبداء آرائهم بدون أن يلحقهم أية مسؤولية عن هذا الموقف في داخل الاجتماع، ويحق للأعضاء عادة إبداء آرائهم بالموقف السياسي للتنظيم، وبالممارسة التنظيمية، وبكيفية تنفيذ المهمات، كما يحق لهم نقد الأفراد وخاصة المراتب القيادية العليا.
*هو مكان تقييم شامل لما اخذ من قرارات في الاجتماع السابق و ما تم تنفيذه من هذه القرارات وما لم يتم تنفيذه وسبب النجاح في التنفيذ للاستفادة منه كتجربة ناجحة، والفشل في التنفيذ وسبب هذا الفشل لتجنبه في الممارسة القادمة.
* هو مكان وضع خطط العمل التي يجب تنفيذها بين فترتي الاجتماعين وخطة العمل تكون مبنية على تقييم العمل السابق والطموح والهدف لإنجاز مستقبلي وعلى ضوء ذلك يتم وضع خطة العمل، مستفيدين من التجارب السابقة والتفاعل البناء بين أعضاء الإطار ذو التخصصات والتجربة المختلفة.
*هو صلة الوصل الرئيسية، وفي بعض الأحيان الوحيدة التي تربط الإطار مع الجسم التنظيمي، فمن خلال الاجتماع يتم الاطلاع على أوضاع الأطر الدنيا (الأقل مرتبة) والذين يقعون تحت مسؤولية هذا الإطار حيث يتم التعرف على اجتماعاتهم وممارساتهم لعملهم ومن ثم توجيههم والرد على أسئلتهم واستفساراتهم واقتراحاتهم. كما يتم من خلال الاجتماع رفع وجهة نظر الإطار إلى الأطر الأعلى من خلال محضر الاجتماع.
أصول الجلسة التنظيمية
كل تنظيم سياسي أو نقابي طقوسه الخاصة التي يمارسها في عقد اجتماعاته. إلا أن هناك أصول عامة يجب اتباعها في بداية أي اجتماع وهي:
*التأكد من النصاب: في معظم اجتماعات الأطر القيادية وحتى القاعدية في التنظيم هناك نصاب يجب أن يتحقق لكي يصبح الاجتماع قانونيا ويصبح كل ما يصدر عنه ملزم لأعضائه، وبالتالي فقبل بدء الاجتماع لا بد من التأكد بان النصاب المطلوب متوفر.
*يقوم عادة أمين سر الإطار (أو الرئيس في حالة كون الإطار يقاد من قبل الرئيس) بالإعلان عن افتتاح الجلسة، وللافتتاح طقوس مختلفة من تنظيم لآخر، ولكن بكل الأحوال فان المسؤول يعلن عن البدء.
*يطرح (أمين السر (الرئيس جدول أعمال الجلسة، وجدول الأعمال أما أن يكون ثابتا يتم مناقشة بنوده في كل اجتماع، أو متغير وفي كل الأحوال يطرح جدول الأعمال للنقاش والإقرار من قبل الأعضاء.
ويحق عادة إضافة أو شطب أي بند من جدول الأعمال إذا رأت الأغلبية ضرورة ذلك، وعادة يتم الحذف والإضافة بالأغلبية المطلقة لأعضاء الإطار.
*يتم مناقشة جدول الأعمال نقطة، نقطة وبالترتيب المطروح في بداية الجلسة ويتم الانتقال للنقطة التالية بعد الانتهاء من النقطة السابقة سواء باتخاذ قرار بشأنها أو إحالتها للجنة مختصة أو تأجيلها إلى جلسة أخرى لاستئناف النقاش والبحث.
*لكل جلسة لا بد من وجود محضر اجتماع تدون فيه النقاشات والقرارات المتخذة، وفي بعض الأحيان يستعمل التسجيل وخاصة في المنظمات غير السرية، يجب أن يعبر ما يكتب في محضر الاجتماع بشكل مختصر عن وجهات النظر المختلفة، وان تعطي لقارئها صورة عن الاجتماع.
* يكتب محضر الاجتماع من نسختين على الأقل، ويتم رفع الأصل للإطار الأعلى ويحتفظ بالنسخة الأخرى في ملفات الإطار، في التنظيمات النقابية يمكن إصدار تعميم عن محتوى الاجتماع من حيث المواضيع التي تم التطرق إليها والقرارات والتوصيات والتوجيهات للمرحلة القادمة، أما في التنظيمات السرية فان الأعضاء أنفسهم يكونون صلة الوصل مع الأطر الدنيا وينقلون لهم التوجيهات، أو يتم ذلك من خلال رسائل يحملها الأعضاء للجهات المختصة.
مجريات الاجتماع التنظيمي
إن الهدف من الاجتماع التنظيمي هو الخروج بأفضل القرارات، ولكي يتم ذلك يجب أن يكون هناك تفاعل إيجابي ومشاركة فاعلة من جميع الأعضاء في جو من المسؤولية والتفاهم، وفي اقل فترة زمنية ممكنة ولكي يتم ذلك لابد من الالتزام بالآليات التالية:
*إن أمين سر الإطار (الرئيس) هو المحرك الأساسي للاجتماع ويجب أن يضع في ذهنه أن الفترة الزمنية للاجتماع يجب ألا تطول ويفضل عادة أن تكون بين (ساعة وساعتين)، لان استمرار الاجتماع اكثر من ذلك يفقد المجتمعين التركيز والحماس والمشاركة الفاعلة، لذلك يجب توزيع الوقت على جدول الأعمال مع احتساب النقاط حسب أهميتها وهذا التوزيع ليس بالضرورة أن يكون جامدا،لان المهم في ذلك هو المزج بين إعطاء النقطة حقها في النقاش وتقليل الوقت إلى الحد الأدنى الممكن.
*إن أمين السر) الرئيس) يلعب دورا مهما في توجيه النقاش وعادة يمارس الرئيس مهمته أما من خلال طرح النقطة على جدول الأعمال مجردة بدون إبداء رأيه فيها ويستمع لوجهات النظر المختلفة وفي النهاية يجمل ما تم طرحه ويضع وجهة نظره التي تأخذ بعين الاعتبار وجهات النظر المختلفة، أو أن يقوم أمين السر (الرئيس) بطرح الموضوع المراد نقاشه ووضع المعطيات والمعلومات المتوفرة عنه ومقترحات الحل وعلى ضوء ذلك وبعد النقاش يتم اخذ القرار.
*يجب أن يكون الاجتماع مكان ممارسة الديمقراطية بمعنى أن يعطي الجميع وبشكل متساو الحق في إبداء وجهة نظرهم بدون مقاطعة أو تداخل أو إيقاف (إلا في الحالات التي تدعو لذلك)، وان يشعر الجميع بهذه المساواة وان يشعر الأعضاء بحريتهم في ممارسة الديمقراطية بدون أي خوف من لوم أو ملاحقة أو مضايقة.
*لكي يتم الاجتماع بشكله المفيد يجب عدم الإطالة والإطناب في المداخلات وان يقوم العضو بوضع ملاحظته على ورقة ويقوم بطرحها بدون المقدمات المطولة وبشكل مباشر ومختصر وان لا يتم تكرار ما تم طرحه من أعضاء آخرين، ويتم الاكتفاء بالتأكيد أو نفي أو التعارض مع ما تم الحديث فيه وبعد ذلك يدخل في القضايا التي يرغب في طرحها.
*يتم إعطاء الكلام لأولوية طلبه برفع اليد حيث تسجل الأسماء بالترتيب ولا يتم الإيقاف للمتكلم إلا في الحالات التالية:
- تجاوز ومخالفة النظام (الدستور).
- إذا خرج المتكلم عن موضوع النقاش.
-إذا كان هناك استفسار أو استيضاح أو إيضاح من قبل أخ آخر على أن لا يتجاوز ذلك عدة ثواني.
يعتمد اتخاذ القرار على طبيعة الاجتماع وطبيعة التنظيم ولكن بالشكل العام وفي المؤسسات الديمقراطية أو شبه الديمقراطية يتم اخذ القرار بالتصويت وبأغلبية ينص عليها النظام معتمدة على طبيعة القرار، وفي هذه الحالة لا تحتسب أصوات الممتنعين من الطرفين، أما في حالة الأغلبية المطلقة يعتبر الممتنعين مصوتين ضد – وبالتالي ينجح القرار إذا كان المصوتين بنعم اكثر من نصف الموجودين سواء المصوتين ضد أو الممتنعين، أما في التنظيمات النقابية فغالبا ما يعتبر صوت الرئيس مرجحا للقرار إذا كان هناك تساوي بين المصوتين مع وضد.
محضر الاجتماع
إن محضر الاجتماع هو الوثيقة التي تؤرخ لهذا الاجتماع وهي الوسيلة لربط الاجتماع بالاجتماعات ذات المستوى الأدنى والاجتماعات ذات المستوى الأعلى ومن خلال المحضر تتم المتابعة والتكامل في العمل بين الأطر المختلفة وحتى في أقصى حالات السرية فلابد من كتابة ملاحظات ورموز لتقوم مقام محضر الاجتماع الرسمي وعادة فان محضر الاجتماع يتصف بما يلي:
*يفضل أن يكتب محضر الاجتماع على الورق الرسمي للتنظيم، وإذا تعذر ذلك لأسباب اقتصادية أو أمنية فيجب أن يكتب في أعلى الورقة الأولى اسم التنظيم وكذلك اسم الإطار وتاريخ عقد الاجتماع والساعة واسم المكان، ثم تدون أسماء الحضور والغياب وأسباب الغياب إن وجدت.
*يسجل بعد ذلك جدول الأعمال المتفق عليه (المُقر)، ويكون الافتتاح عادة هو النقطة الأولى، ثم تكون مراجعة المحضر السابق النقطة الثانية حيث يتم التعرف من خلال هذه النقطة على القرارات السابقة وما تم إنجازه وما لم يتم ولماذا لم يتم. وبعد ذلك تكون النقاط التالية في جدول الأعمال وهي تختلف من تنظيم إلى آخر حسب طبيعة المهمة، وفي العادة التنظيم السياسي يأخذ المحضر الوضع السياسي (المحلي، الإقليمي، الدولي(، الوضع التنظيمي لهذا التنظيم، الثقافة التنظيمية (المادة التعبوية)، وضع الإطار ووضع الأطر الأدنى منه، المهمات المطلوبة من الأطر ومتابعتها أو المشاركة بها) نقابة، إعلام، أمن، شئون اجتماعية، رياضة، بيئة)، الوضع المالي للإطار (الاشتراكات وتنمية الموارد المالية)، وبعد ذلك يتم تحديد التكاليف والمهمات القادمة ثم يتم تقييم الجلسة (ممارسة النقد والنقد الذاتي).
*يحدد في محضر الاجتماع مكان وزمان الاجتماع القادم ويتم الالتزام به إلا إذا حدث طارئ فيتم إبلاغ الأعضاء بواسطة أمين السر (الرئيس) في الأوضاع الأمنية يتم تغيير المكان والزمان من اجتماع لآخر.
*بعد اختتام الاجتماع من قبل أمين السر (الرئيس) يتم التوقيع على المحضر من قبل الحاضرين في الاجتماع. وفي بعض الأحيان يتم التوقيع من قبل أمين السر والمقرر، سواء في هذا الاجتماع أو الاجتماع القادم، ولكن يفضل أن تتبع الطريقة الأولي وهي التوقيع الفوري وذلك لمعاملة المحضر كوثيقة رسمية فور انتهاء الاجتماع.
سرية الاجتماع
إن سرية الاجتماع تعني سرية الأعضاء والمكان وسرية الزمان وسرية محتوى الاجتماع (مجريات الاجتماع) وسرية وثائق الاجتماع. والتنظيمات المختلفة تتعامل مع السرية بمستويات مختلفة فالشركات تعتبر أن محتوى ووثائق اجتماعات أطرها المختلفة هي سرية جدا لأنها تعطي معلومات عن سياسة الشركة أو المؤسسة أوعن أسرارها الاقتصادية، بينما تعتبر المنظمات ذات الطابع الجماهيري إن محتوى الاجتماع وقراراته ليست سرية. و تعتبر بعض التنظيمات السياسية التي تعيش حالة أمنية وخاصة التي تعيش تحت ظروف احتلال أو قمع أو استبداد إن الأعضاء والمكان والزمان والمحتوى والوثائق كلها سرية. لهذا فسنحاول توضيح كل حالة.
*سرية المكان:
وتعني إن المكان يجب أن لا يكون معروفا لغير أعضاء الإطار ويجب أن لا يبوح أعضاء الإطار بمكان الاجتماع لأي كان حتى لإطار أعلى أو أدنى، ويجب أن تتوفر في المكان المحدد للتنظيم السري الاحترازات التالية:
-أن يتم إغلاق مجال الرؤية من الخارج بحيث لا يستطيع أحد رؤية الأشخاص بالداخل.
-أن يتم إغلاق مجال الصوت للخارج، من خلال خفض الصوت أثناء النقاش أو استعمال المذياع أو التلفزيون للتشويش على الصوت أثناء الاجتماع.
ج- تغيير المكان بشكل مستمر.
د -الحضور إلى مكان الاجتماع بشكل فردي.
*سرية زمان الاجتماع:
يجب أن لا يعرف زمان الاجتماع إلا للأعضاء المدعوون لهذا الاجتماع، ولضمان سرية الزمان يتم:
- الحضور إلى مكان الاجتماع قبل موعد الاجتماع (وبوجود فاصل زمني بين الشخص والآخر في التنظيم السري أو شبه السري).
- إذا حدث وان تأخر شخص من الإطار معروف بأنه سيحضر للاجتماع لأكثر من ربع ساعة يتم فض الاجتماع والتفرق بسرعة لضمان عدم وقوع هذا الشخص في أيدي قوات الأمن، (هذا في حالة التنظيم السري).
- يتم تغيير موعد الاجتماع من حيث الساعة أو اليوم من اجتماع إلى آخر.
- يتم تجنب ما أمكن إطالة زمن الاجتماع بدون داعي.
- سرية مضامين الاجتماع:
يعتبر كل ما يدور في داخل الاجتماع من نقاش أو قرارات أمورا سرية لا يجوز البوح بها لأي كان حتى للمراتب التنظيمية الأعلى أو الدنيا إلا بالطرق الرسمية. ولا يجوز للعضو أن يطرح شكل تصويته على هذا القرار أو ذاك كان مخلا للقرار النهائي.
*سرية وثائق الاجتماع:
إن أهم وثيقة هي محضر الاجتماع وكذلك التقارير التي تم تدارسها في الاجتماع ولضمان المحافظة على الوثائق يجب الالتزام:
- بالحفاظ على وثائق الاجتماع بمكان محدد، أو في الحاسوب او في قرص (ديسك)، بما يسهل إمكانية استرجاعه.
- تجنب استعمال الأسماء الحقيقية في أثناء مناقشة القضايا العامة والمعروفة للجميع أو استعمال الأسماء الحركية، أما في التنظيم العلني فمن الممكن استخدام الأسماء الحقيقية.
- الاحتفاظ بمحضر الاجتماع في مكان أمن وبعيد عن وقوعه في أيدي معادية أو أيدي.عابثة أو غير معنية.
- إتلاف الوثائق ومحاضر الاجتماع التي مر عليها فترة زمنية وفقدت أهمية الاحتفاظ بها.
إن الاجتماع هو الشريان الذي يربط أطراف الجسد ببعضها البعض والذي ينقل الدم النقي والمتدفق ويحقق الاتصال السليم ويزيل كل الرواسب، ولهذا فيجب علينا وفي كل مواقعنا الوظيفية أو النقابية أو التنظيمية المحافظة على دورية وفعالية وحيوية الاجتماعات واخراجها من حالة الروتين والتكرار إلى طرح حالات إبداعية وخلاقة لإعطاء الاجتماع أهمية وفائدة.بل ومتعة وتواصل، وفي جميع الأحوال فإن نسبة من السرية مطلوبة حتى في التنظيم العلني لأن مكان الاجتماع وزمانه ومضامينه أو جزء من مضامينه من نقاشات ووثائق لا يحبذ أو لا يجوز اطلاع العموم عليها إلا إذا رأى المجتمعون ذلك، بينما هي تخص ذوي المرتبة المحددة والإطار الأعلى وعبر القنوات الرسمية.
*تم إعداد هذه الورقة من قبل مكتب التعبئة والتنظيم لحركة فتح في تونس عام 199.
تعريف
إن التنظيم أي تنظيم نقابي، سياسي، اجتماعي هو مجموعة من الأفراد لديهم أهداف واحدة وتحكمهم قواعد متفق عليها، ويقومون بعمل مشترك لتحقيق هذه الأهداف.
من هذا التعريف المبسط للتنظيم فأننا نلاحظ أن التنظيم هو (أفراد، وأهداف، وهيكل وعمل مشترك) ولكي يتم جمع أفراد، ومناقشة الوصول للأهداف، وكيفية العمل وتنسيق هذا العمل فلا بد لهذه المجموعة من الأفراد من اللقاء.
ومن هنا تنبع أهمية الاجتماع في حياة أي تنظيم، وإذا كان تعريف الاجتماع(الجلسة) بأنه لقاء لأكثر من شخص لتدارس مواضيع محددة والخروج بقرارات وتوصيات وتوجيهات. فان طبيعة الاجتماع تحتم طبيعة العلاقة بين الأفراد المجتمعين.. إن ابسط أنواع الاجتماعات هو لقاء الجندي برئيسه حيث يقف الجندي أمامه ويعطيه معلومة عن انتهاء العمل السابق وينتظر منه أوامر وتعليمات للعمل القادم. ومن هذا اللقاء بين الجندي ورئيسه نقول أن الاجتماع هو عبارة عن معلومات تطرح ويتفاعل الأعضاء مع هذه المعلومات من منطلق الخبرة والممارسة والتخصص و ينتج عنه قرارات تحدد العمل القادم.
اهمية الاجتماع للتنظيم السياسي
يتشكل التنظيم السياسي من وحدات تنظيمية محددة العدد (تسمى أطر) ضمن تسلسل مرسوم تقع فيه الأطر في مواضعها المخصصة بحيث تستقيم اتجاهات العلاقات عموديا وأفقيا مهما كان شكل التسلسل التنظيمي.
والأساس في وجود وفاعلية هذه الوحدات التنظيمية أو هذه الأطر هو الاجتماع الدوري لكل وحدة. والتنظيمات السياسية تعول عادة وقبل كل شيء في عملية تربية وإعداد أعضائها وكوادرها على الاجتماع الذي يمكن أن يتم في أقصى ظروف السرية. ولكل تنظيم خصوصيته ومنهجه ومفاهيمه وطقوسه في عقد اجتماعاته… ويهدف التنظيم السياسي من خلال تركيزه على عقد الاجتماعات للأطر (الوحدات) التنظيمية إلى ما يلي:
* كريس أن الاجتماع هو المكان الذي تتم فيه التربية التنظيمية وتعبئة الأعضاء على ضرورة تحقيق الأهداف المشتركة للتنظيم (توحيد المفاهيم الفكرية) بالإضافة إلى انه المكان الوحيد المكرس للوحدة الداخلية للتنظيم، وكذلك توحيد برامج العمل.
*هو مكان اخذ القرارات التي يشارك بوضعها الأفراد المجتمعين، وخارج الاجتماع يمارس الأفراد مهامهم في حدود مسؤولياتهم وما طلب منهم القيام به من خلال الاجتماع.
*هو مكان ممارسة الديمقراطية، حيث يتيح الاجتماع لكل أفراده بإبداء آرائهم بدون أن يلحقهم أية مسؤولية عن هذا الموقف في داخل الاجتماع، ويحق للأعضاء عادة إبداء آرائهم بالموقف السياسي للتنظيم، وبالممارسة التنظيمية، وبكيفية تنفيذ المهمات، كما يحق لهم نقد الأفراد وخاصة المراتب القيادية العليا.
*هو مكان تقييم شامل لما اخذ من قرارات في الاجتماع السابق و ما تم تنفيذه من هذه القرارات وما لم يتم تنفيذه وسبب النجاح في التنفيذ للاستفادة منه كتجربة ناجحة، والفشل في التنفيذ وسبب هذا الفشل لتجنبه في الممارسة القادمة.
* هو مكان وضع خطط العمل التي يجب تنفيذها بين فترتي الاجتماعين وخطة العمل تكون مبنية على تقييم العمل السابق والطموح والهدف لإنجاز مستقبلي وعلى ضوء ذلك يتم وضع خطة العمل، مستفيدين من التجارب السابقة والتفاعل البناء بين أعضاء الإطار ذو التخصصات والتجربة المختلفة.
*هو صلة الوصل الرئيسية، وفي بعض الأحيان الوحيدة التي تربط الإطار مع الجسم التنظيمي، فمن خلال الاجتماع يتم الاطلاع على أوضاع الأطر الدنيا (الأقل مرتبة) والذين يقعون تحت مسؤولية هذا الإطار حيث يتم التعرف على اجتماعاتهم وممارساتهم لعملهم ومن ثم توجيههم والرد على أسئلتهم واستفساراتهم واقتراحاتهم. كما يتم من خلال الاجتماع رفع وجهة نظر الإطار إلى الأطر الأعلى من خلال محضر الاجتماع.
أصول الجلسة التنظيمية
كل تنظيم سياسي أو نقابي طقوسه الخاصة التي يمارسها في عقد اجتماعاته. إلا أن هناك أصول عامة يجب اتباعها في بداية أي اجتماع وهي:
*التأكد من النصاب: في معظم اجتماعات الأطر القيادية وحتى القاعدية في التنظيم هناك نصاب يجب أن يتحقق لكي يصبح الاجتماع قانونيا ويصبح كل ما يصدر عنه ملزم لأعضائه، وبالتالي فقبل بدء الاجتماع لا بد من التأكد بان النصاب المطلوب متوفر.
*يقوم عادة أمين سر الإطار (أو الرئيس في حالة كون الإطار يقاد من قبل الرئيس) بالإعلان عن افتتاح الجلسة، وللافتتاح طقوس مختلفة من تنظيم لآخر، ولكن بكل الأحوال فان المسؤول يعلن عن البدء.
*يطرح (أمين السر (الرئيس جدول أعمال الجلسة، وجدول الأعمال أما أن يكون ثابتا يتم مناقشة بنوده في كل اجتماع، أو متغير وفي كل الأحوال يطرح جدول الأعمال للنقاش والإقرار من قبل الأعضاء.
ويحق عادة إضافة أو شطب أي بند من جدول الأعمال إذا رأت الأغلبية ضرورة ذلك، وعادة يتم الحذف والإضافة بالأغلبية المطلقة لأعضاء الإطار.
*يتم مناقشة جدول الأعمال نقطة، نقطة وبالترتيب المطروح في بداية الجلسة ويتم الانتقال للنقطة التالية بعد الانتهاء من النقطة السابقة سواء باتخاذ قرار بشأنها أو إحالتها للجنة مختصة أو تأجيلها إلى جلسة أخرى لاستئناف النقاش والبحث.
*لكل جلسة لا بد من وجود محضر اجتماع تدون فيه النقاشات والقرارات المتخذة، وفي بعض الأحيان يستعمل التسجيل وخاصة في المنظمات غير السرية، يجب أن يعبر ما يكتب في محضر الاجتماع بشكل مختصر عن وجهات النظر المختلفة، وان تعطي لقارئها صورة عن الاجتماع.
* يكتب محضر الاجتماع من نسختين على الأقل، ويتم رفع الأصل للإطار الأعلى ويحتفظ بالنسخة الأخرى في ملفات الإطار، في التنظيمات النقابية يمكن إصدار تعميم عن محتوى الاجتماع من حيث المواضيع التي تم التطرق إليها والقرارات والتوصيات والتوجيهات للمرحلة القادمة، أما في التنظيمات السرية فان الأعضاء أنفسهم يكونون صلة الوصل مع الأطر الدنيا وينقلون لهم التوجيهات، أو يتم ذلك من خلال رسائل يحملها الأعضاء للجهات المختصة.
مجريات الاجتماع التنظيمي
إن الهدف من الاجتماع التنظيمي هو الخروج بأفضل القرارات، ولكي يتم ذلك يجب أن يكون هناك تفاعل إيجابي ومشاركة فاعلة من جميع الأعضاء في جو من المسؤولية والتفاهم، وفي اقل فترة زمنية ممكنة ولكي يتم ذلك لابد من الالتزام بالآليات التالية:
*إن أمين سر الإطار (الرئيس) هو المحرك الأساسي للاجتماع ويجب أن يضع في ذهنه أن الفترة الزمنية للاجتماع يجب ألا تطول ويفضل عادة أن تكون بين (ساعة وساعتين)، لان استمرار الاجتماع اكثر من ذلك يفقد المجتمعين التركيز والحماس والمشاركة الفاعلة، لذلك يجب توزيع الوقت على جدول الأعمال مع احتساب النقاط حسب أهميتها وهذا التوزيع ليس بالضرورة أن يكون جامدا،لان المهم في ذلك هو المزج بين إعطاء النقطة حقها في النقاش وتقليل الوقت إلى الحد الأدنى الممكن.
*إن أمين السر) الرئيس) يلعب دورا مهما في توجيه النقاش وعادة يمارس الرئيس مهمته أما من خلال طرح النقطة على جدول الأعمال مجردة بدون إبداء رأيه فيها ويستمع لوجهات النظر المختلفة وفي النهاية يجمل ما تم طرحه ويضع وجهة نظره التي تأخذ بعين الاعتبار وجهات النظر المختلفة، أو أن يقوم أمين السر (الرئيس) بطرح الموضوع المراد نقاشه ووضع المعطيات والمعلومات المتوفرة عنه ومقترحات الحل وعلى ضوء ذلك وبعد النقاش يتم اخذ القرار.
*يجب أن يكون الاجتماع مكان ممارسة الديمقراطية بمعنى أن يعطي الجميع وبشكل متساو الحق في إبداء وجهة نظرهم بدون مقاطعة أو تداخل أو إيقاف (إلا في الحالات التي تدعو لذلك)، وان يشعر الجميع بهذه المساواة وان يشعر الأعضاء بحريتهم في ممارسة الديمقراطية بدون أي خوف من لوم أو ملاحقة أو مضايقة.
*لكي يتم الاجتماع بشكله المفيد يجب عدم الإطالة والإطناب في المداخلات وان يقوم العضو بوضع ملاحظته على ورقة ويقوم بطرحها بدون المقدمات المطولة وبشكل مباشر ومختصر وان لا يتم تكرار ما تم طرحه من أعضاء آخرين، ويتم الاكتفاء بالتأكيد أو نفي أو التعارض مع ما تم الحديث فيه وبعد ذلك يدخل في القضايا التي يرغب في طرحها.
*يتم إعطاء الكلام لأولوية طلبه برفع اليد حيث تسجل الأسماء بالترتيب ولا يتم الإيقاف للمتكلم إلا في الحالات التالية:
- تجاوز ومخالفة النظام (الدستور).
- إذا خرج المتكلم عن موضوع النقاش.
-إذا كان هناك استفسار أو استيضاح أو إيضاح من قبل أخ آخر على أن لا يتجاوز ذلك عدة ثواني.
يعتمد اتخاذ القرار على طبيعة الاجتماع وطبيعة التنظيم ولكن بالشكل العام وفي المؤسسات الديمقراطية أو شبه الديمقراطية يتم اخذ القرار بالتصويت وبأغلبية ينص عليها النظام معتمدة على طبيعة القرار، وفي هذه الحالة لا تحتسب أصوات الممتنعين من الطرفين، أما في حالة الأغلبية المطلقة يعتبر الممتنعين مصوتين ضد – وبالتالي ينجح القرار إذا كان المصوتين بنعم اكثر من نصف الموجودين سواء المصوتين ضد أو الممتنعين، أما في التنظيمات النقابية فغالبا ما يعتبر صوت الرئيس مرجحا للقرار إذا كان هناك تساوي بين المصوتين مع وضد.
محضر الاجتماع
إن محضر الاجتماع هو الوثيقة التي تؤرخ لهذا الاجتماع وهي الوسيلة لربط الاجتماع بالاجتماعات ذات المستوى الأدنى والاجتماعات ذات المستوى الأعلى ومن خلال المحضر تتم المتابعة والتكامل في العمل بين الأطر المختلفة وحتى في أقصى حالات السرية فلابد من كتابة ملاحظات ورموز لتقوم مقام محضر الاجتماع الرسمي وعادة فان محضر الاجتماع يتصف بما يلي:
*يفضل أن يكتب محضر الاجتماع على الورق الرسمي للتنظيم، وإذا تعذر ذلك لأسباب اقتصادية أو أمنية فيجب أن يكتب في أعلى الورقة الأولى اسم التنظيم وكذلك اسم الإطار وتاريخ عقد الاجتماع والساعة واسم المكان، ثم تدون أسماء الحضور والغياب وأسباب الغياب إن وجدت.
*يسجل بعد ذلك جدول الأعمال المتفق عليه (المُقر)، ويكون الافتتاح عادة هو النقطة الأولى، ثم تكون مراجعة المحضر السابق النقطة الثانية حيث يتم التعرف من خلال هذه النقطة على القرارات السابقة وما تم إنجازه وما لم يتم ولماذا لم يتم. وبعد ذلك تكون النقاط التالية في جدول الأعمال وهي تختلف من تنظيم إلى آخر حسب طبيعة المهمة، وفي العادة التنظيم السياسي يأخذ المحضر الوضع السياسي (المحلي، الإقليمي، الدولي(، الوضع التنظيمي لهذا التنظيم، الثقافة التنظيمية (المادة التعبوية)، وضع الإطار ووضع الأطر الأدنى منه، المهمات المطلوبة من الأطر ومتابعتها أو المشاركة بها) نقابة، إعلام، أمن، شئون اجتماعية، رياضة، بيئة)، الوضع المالي للإطار (الاشتراكات وتنمية الموارد المالية)، وبعد ذلك يتم تحديد التكاليف والمهمات القادمة ثم يتم تقييم الجلسة (ممارسة النقد والنقد الذاتي).
*يحدد في محضر الاجتماع مكان وزمان الاجتماع القادم ويتم الالتزام به إلا إذا حدث طارئ فيتم إبلاغ الأعضاء بواسطة أمين السر (الرئيس) في الأوضاع الأمنية يتم تغيير المكان والزمان من اجتماع لآخر.
*بعد اختتام الاجتماع من قبل أمين السر (الرئيس) يتم التوقيع على المحضر من قبل الحاضرين في الاجتماع. وفي بعض الأحيان يتم التوقيع من قبل أمين السر والمقرر، سواء في هذا الاجتماع أو الاجتماع القادم، ولكن يفضل أن تتبع الطريقة الأولي وهي التوقيع الفوري وذلك لمعاملة المحضر كوثيقة رسمية فور انتهاء الاجتماع.
سرية الاجتماع
إن سرية الاجتماع تعني سرية الأعضاء والمكان وسرية الزمان وسرية محتوى الاجتماع (مجريات الاجتماع) وسرية وثائق الاجتماع. والتنظيمات المختلفة تتعامل مع السرية بمستويات مختلفة فالشركات تعتبر أن محتوى ووثائق اجتماعات أطرها المختلفة هي سرية جدا لأنها تعطي معلومات عن سياسة الشركة أو المؤسسة أوعن أسرارها الاقتصادية، بينما تعتبر المنظمات ذات الطابع الجماهيري إن محتوى الاجتماع وقراراته ليست سرية. و تعتبر بعض التنظيمات السياسية التي تعيش حالة أمنية وخاصة التي تعيش تحت ظروف احتلال أو قمع أو استبداد إن الأعضاء والمكان والزمان والمحتوى والوثائق كلها سرية. لهذا فسنحاول توضيح كل حالة.
*سرية المكان:
وتعني إن المكان يجب أن لا يكون معروفا لغير أعضاء الإطار ويجب أن لا يبوح أعضاء الإطار بمكان الاجتماع لأي كان حتى لإطار أعلى أو أدنى، ويجب أن تتوفر في المكان المحدد للتنظيم السري الاحترازات التالية:
-أن يتم إغلاق مجال الرؤية من الخارج بحيث لا يستطيع أحد رؤية الأشخاص بالداخل.
-أن يتم إغلاق مجال الصوت للخارج، من خلال خفض الصوت أثناء النقاش أو استعمال المذياع أو التلفزيون للتشويش على الصوت أثناء الاجتماع.
ج- تغيير المكان بشكل مستمر.
د -الحضور إلى مكان الاجتماع بشكل فردي.
*سرية زمان الاجتماع:
يجب أن لا يعرف زمان الاجتماع إلا للأعضاء المدعوون لهذا الاجتماع، ولضمان سرية الزمان يتم:
- الحضور إلى مكان الاجتماع قبل موعد الاجتماع (وبوجود فاصل زمني بين الشخص والآخر في التنظيم السري أو شبه السري).
- إذا حدث وان تأخر شخص من الإطار معروف بأنه سيحضر للاجتماع لأكثر من ربع ساعة يتم فض الاجتماع والتفرق بسرعة لضمان عدم وقوع هذا الشخص في أيدي قوات الأمن، (هذا في حالة التنظيم السري).
- يتم تغيير موعد الاجتماع من حيث الساعة أو اليوم من اجتماع إلى آخر.
- يتم تجنب ما أمكن إطالة زمن الاجتماع بدون داعي.
- سرية مضامين الاجتماع:
يعتبر كل ما يدور في داخل الاجتماع من نقاش أو قرارات أمورا سرية لا يجوز البوح بها لأي كان حتى للمراتب التنظيمية الأعلى أو الدنيا إلا بالطرق الرسمية. ولا يجوز للعضو أن يطرح شكل تصويته على هذا القرار أو ذاك كان مخلا للقرار النهائي.
*سرية وثائق الاجتماع:
إن أهم وثيقة هي محضر الاجتماع وكذلك التقارير التي تم تدارسها في الاجتماع ولضمان المحافظة على الوثائق يجب الالتزام:
- بالحفاظ على وثائق الاجتماع بمكان محدد، أو في الحاسوب او في قرص (ديسك)، بما يسهل إمكانية استرجاعه.
- تجنب استعمال الأسماء الحقيقية في أثناء مناقشة القضايا العامة والمعروفة للجميع أو استعمال الأسماء الحركية، أما في التنظيم العلني فمن الممكن استخدام الأسماء الحقيقية.
- الاحتفاظ بمحضر الاجتماع في مكان أمن وبعيد عن وقوعه في أيدي معادية أو أيدي.عابثة أو غير معنية.
- إتلاف الوثائق ومحاضر الاجتماع التي مر عليها فترة زمنية وفقدت أهمية الاحتفاظ بها.
إن الاجتماع هو الشريان الذي يربط أطراف الجسد ببعضها البعض والذي ينقل الدم النقي والمتدفق ويحقق الاتصال السليم ويزيل كل الرواسب، ولهذا فيجب علينا وفي كل مواقعنا الوظيفية أو النقابية أو التنظيمية المحافظة على دورية وفعالية وحيوية الاجتماعات واخراجها من حالة الروتين والتكرار إلى طرح حالات إبداعية وخلاقة لإعطاء الاجتماع أهمية وفائدة.بل ومتعة وتواصل، وفي جميع الأحوال فإن نسبة من السرية مطلوبة حتى في التنظيم العلني لأن مكان الاجتماع وزمانه ومضامينه أو جزء من مضامينه من نقاشات ووثائق لا يحبذ أو لا يجوز اطلاع العموم عليها إلا إذا رأى المجتمعون ذلك، بينما هي تخص ذوي المرتبة المحددة والإطار الأعلى وعبر القنوات الرسمية.
*تم إعداد هذه الورقة من قبل مكتب التعبئة والتنظيم لحركة فتح في تونس عام 199.
تعليق